Из этой инструкции вы узнаете:
- Для чего нужен импорт клиентов;
- Общие правила;
- Правила заполнения колонок в Excel файле;
- Шаги по импорту.
Для чего нужен импорт клиентов?
Импорт клиентов с помощью файла Excel является очень полезным инструментом, особенно если вы недавно перешли в нашу систему и уже имеете свою базу клиентов. Чтобы импортировать клиентов в систему, необходимо соблюдать определенные правила и выполнить ряд шагов.
Давайте начнем с общих правил:
- Если вы использовали другую систему до нашей, создайте файл Excel с клиентами там. Однако необходимо убедиться, что порядок столбцов соответствует требованиям. Если у вас нет возможности заполнить файл Excel автоматически, заполните наш экземпляр вручную.
- Обязательные для заполнения поля:
— ФИО\Наименование организации;
— Телефон;
— Полный адрес, либо Населенный пункт + улица + дом.
— ИНН. - Когда создается карточка клиента:
- Если адрес электронной почты или номер телефона совпадает с уже существующими в системе, но адрес отличается, то для клиента, у которого указана электронная почта или номер телефона, будет добавлен новый адрес (при этом старый адрес сохранится).
- Если адрес доставки совпадает с уже существующим в системе, такой клиент будет пропущен при импорте.
Правила заполнения колонок в файле импорта:
- Телефон заполняется без кода страны (+7, 8, +38 и т.п.);
- Комментарий к клиенту — это внутренняя информация о клиенте от диспетчеров (например, что клиент долго открывает дверь, потому что плохо слышит);
- Полный адрес заполняется единой строкой по полному адресу клиента;
— Если это поле и отдельные поля адреса заполнены, то система проигнорирует другие заполненные поля адреса;
— Если адрес разбит по полям (населенный пункт, улица, дом, квартира и т.д.), но не заполнено поле с полным адресом: импорт выполняется без изменений; - Перед импортом убедитесь, что введенные вами значения для этих полей существуют;
- Комментарий к адресу — это уточняющая информация, которую оставляет клиент. Например, код от домофона или как найти офис. Комментарий к адресу автоматически подставляется в комментарий к заказу при каждом заказе;
- Система лояльности — указывается, может ли пользователь накапливать и использовать баллы. По умолчанию ставится «да»;
— Если указывается «Нет», а адрес клиента указан, то галочка системы лояльности у данного адреса выключается;
— Если в строке адреса нет, а есть информация только по клиенту, то у клиента выключается возможность работы с системой лояльности; - Добавили поле ИНН и КПП для организаций и юридических лиц;
— Если поле заполнено и система нашла организацию, то клиенту автоматически присваивается юридическое лицо;
— Если ничего не указывать, то тип клиента автоматически становится физ.лицо; - В поле: Дом, Корпус, Строение указывайте только числа (ограничение на количество символов — 10) или числа с одной буквой, например, 5а. Если адрес автоматически определится системой, то у него проставятся координаты;
- В поле: Квартира/Офис, Подъезд, Этаж указывайте только числа(ограничение на количество символов — 10);
- В полях: Комментарий к клиенту, Телефон к адресу, Название адреса, Комментарий к адресу ограничений по символам нет(ограничение — 150 символов);
- Внешний ID — указывается в случаях, когда вы импортируете клиентов из внешней системы и хотите, чтобы их ID был перенесен.
Шаги:
- Скачайте экземпляр Excel-файла или сопоставьте ваш Excel файл так, чтобы порядок столбцов совпадал с примером из экземпляра.
- Передайте файл для импорта на проверку специалистам технической поддержки AquaDelivery. В случае возникновения вопросов специалисты отправят вам документ на доработку.